In een aantal korte blogs bespreken wij enkele aandachtspunten bij het sluiten van een overeenkomst en de uitvoering daarvan. Hierbij de eerste blog.
Een overeenkomst is klaar om ondertekend te worden, wanneer partijen het eens zijn geworden over de tekst van de te sluiten overeenkomst. Let wel: in beginsel zijn partijen al aan een overeenkomst gebonden zodra zij mondeling overeenstemming hebben bereikt. Ondertekening is in beginsel geen ‘constitutief’ vereiste voor een geldige overeenkomst tenzij partijen het voorbehoud hebben gemaakt van schriftelijk akkoord op alle punten.
Alvorens tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan, is het verstandig om een aantal punten (nog eens) na te lopen.
Gegevens partijen: controleer of de juiste contractspartijen staan vermeld in de overeenkomst. Ga aan de hand van het KvK-nummer in het handelsregister na of alle gegevens kloppen.
Vertegenwoordigingsbevoegdheid: controleer of degene die namens de wederpartij tekent, ook de bevoegdheid daartoe heeft. Dat kan uit het handelsregister blijken. Als dat niet zo is, dan moet die persoon beschikken over een geldige volmacht: controleer die volmacht, en ga na of daaraan beperkingen zijn gesteld. Bij twijfel over (overschrijding van) de bevoegdheid: maak in de overeenkomst een duidelijk voorbehoud van goedkeuring van de overeenkomst door de directie/de bevoegde functionaris van de wederpartij.
Bijlagen en verwijzingen: controleer of de overeenkomst compleet is en of alle bijlagen (specificaties, algemene voorwaarden, tekeningen et cetera) zijn bijgevoegd. Wees bedacht op verwijzingen in de overeenkomst naar reglementen, besluiten of andere overeenkomsten die niet als bijlage bij de overeenkomst worden gevoegd. Als er bijlagen zijn die in een andere taal zijn gesteld; zorg dan voor een toegankelijke taalversie.
Beschrijving product/opdracht: controleer of het product of de dienst waarover wordt gecontracteerd, duidelijk en nauwkeurig in de overeenkomst staat beschreven. Dit om problemen over de uitleg van de overeenkomst zoveel mogelijk te voorkomen.
Voorbehouden (voor zover nog niet in de overeenkomst opgenomen): ga na of het nodig is om een voorbehoud te maken, bijvoorbeeld ten aanzien van de verkrijging van financiering of goedkeuring door het bestuur of een ander orgaan van de wederpartij.
Bijzondere bepalingen: controleer of laat controleren, met name bij zogenaamde gecombineerde overeenkomsten (zoals een verkoopovereenkomst/onderhoudscontract), of in de overeenkomst bijzondere bepalingen opgenomen moeten worden in verband met specifieke regelgeving of aansprakelijkheidsrisico’s.
Overeenkomsten met een buitenlandse partij: voorkom een zogenaamde ‘midnight-clause’. Dat is een op het allerlaatste moment opgenomen bepaling over het recht dat van toepassing is op de overeenkomst en de wijze van geschilbeslechting (bijvoorbeeld overheidsrechter of arbitrage). Als in een overeenkomst met een buitenlandse partij niet is voorzien in een rechts- en forumkeuze, neem dan de tijd om daar een weloverwogen beslissing over te nemen. Een dergelijke keuze, of het ontbreken daarvan, kan grote gevolgen hebben. Laat controleren welke verdragen (zoals het Weens Koopverdrag) of andere internationale regelingen onderdeel van het gekozen recht uitmaken. Als het contract in een andere taal is gesteld en Nederlands recht van toepassing is verklaard: ga na of de contractsbepalingen en gebruikte begrippen duidelijk weergeven of omschrijven wat partijen ermee hebben bedoeld. Laat een jurist controleren of de bepalingen en begrippen in de andere taal duidelijk zijn tegen de achtergrond van het Nederlands recht. Ook als het gaat het om een contract waarop buitenlands recht van toepassing is, controleren wij graag de overeenkomst. Indien nodig kunnen wij gebruik maken van ons buitenlands netwerk van advocatenkantoren.
Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog of heeft u andere ondernemingsrechtelijke vragen, neemt u dan gerust vrijblijvend contact op met Minos van Joolingen of één van de andere leden van de sectie Ondernemingsrecht.