Beoordelingsgesprekken? Zorgvuldigheid van belang!

Werkgevers zijn wettelijk niet verplicht om (jaarlijks) een beoordelingsgesprek met hun medewerkers te voeren. Juridisch gezien is dit echter wel verstandig. Vooral als een medewerker niet goed functioneert. Het is aan de werkgever om te beoordelen en de beoordeling vast te stellen. Reden waarom het beoordelingsgesprek regelmatig tot een geschil met medewerkers leidt. Een voorbeeld daarvan is een uitspraak van de kantonrechter Utrecht. Deze zaak laat het belang van een zorgvuldig beoordelingsproces zien.

Casus

Werknemer, een portfolio planner, is 25 jaar geleden in dienst getreden bij zijn werkgever. In november 2013 heeft werkgever hem een e-mail gestuurd met informatie over de beoordelingsgesprekken. Beoordelingsproces De wijze waarop de beoordeling tot stand komt is in dit geval op voorhand vastgelegd. Eerst vindt een zelfevaluatie plaats, waarna de direct leidinggevende eveneens evalueert en tot een voorlopige beoordeling komt. De definitieve beoordeling komt tot stand na een eventuele kalibratie die op een hoger niveau in de organisatie plaatsvindt. Bij een vooraf bekend beoordelingscijfer hoort een vaste salarisverhoging. Ook is bekend welke score na kalibratie leidt tot een eindbeoordeling:

• een score van 2.75 tot 3.44 (de bandbreedte) leidt tot een eindbeoordeling 3.0, waarbij een loonsverhoging van 1,5% hoort;
• een score van 1.95 tot 2.74 leidt tot een eindbeoordeling 2.0, met een loonsverhoging van 0,63% tot gevolg.

Beoordeling Na de zelfevaluatie, heeft de leidinggevende een beoordeling opgesteld over 2013. Werknemer is uitgekomen op een score van 2.85, hetgeen zou resulteren in een eindbeoordeling van 3.0 en een loonsverhoging van 1,5%. Vervolgens is deze beoordeling door de vicepresident supply chain naar beneden bijgesteld naar 2.7, met als gevolg dat hij een eindbeoordeling 2.0 heeft gekregen en een loonsverhoging van (slechts) 0,63%. Werknemer heeft bezwaar gemaakt tegen de bijstelling van zijn beoordeling. Werkgever heeft echter geen aanleiding gezien om de bijstelling van de beoordeling terug te draaien. Daarop heeft werknemer besloten het geschil aan de kantonrechter voor te leggen.

Vordering werknemer

In deze procedure vordert werknemer de beoordeling over 2013 naar de oorspronkelijke score van 2.85, wat zou resulteren in een eindbeoordeling 3.0 en een loonsverhoging van 1,5%, terug te draaien. Standpunt werknemer Kort gezegd heeft werknemer gesteld dat de beoordeling om onduidelijke redenen en ten onrechte naar beneden is bijgesteld door een leidinggevende hoger in de organisatie die werknemer niet kent en bovendien niets weet over zijn functioneren. Door de bijstelling mist werknemer €41,50 bruto aan inkomsten per maand. Standpunt werkgever Werkgever heeft betoogd dat de score van 2.85 slechts een voorlopige beoordeling was. Een kalibratie in het beoordelingsproces heeft ervoor gezorgd dat de voorlopige beoordeling van 2.85 is bijgesteld naar 2.7, hetgeen heeft geresulteerd in een eindbeoordeling 2.0 en daarmee een loonsverhoging van 0,63%.

Werknemer krijgt gelijk

Het gaat in deze zaak om de vraag of werknemer terecht een eindbeoordeling 2.0 heeft gekregen in plaats van een 3.0, met een lagere loonsverhoging tot gevolg. De kantonrechter stelt werknemer in het gelijk. Werkgever wordt veroordeeld om de beoordeling van werknemer over 2013 vast te stellen op 2.85, wat resulteert in een eindbeoordeling 3.0. Tevens is de vordering van werknemer over de daarbij behorende salarisverhoging toegewezen. Overwegingen kantonrechter Dat het oordeel van de kantonrechter in het voordeel van werknemer uitvalt, neemt niet weg dat het werkgever in zijn algemeenheid vrij staat om zelf de eigen beoordelingssystematiek en de eventueel daaraan gekoppelde loonsverhoging vast te stellen. Ook geldt dat een beoordeling vastgesteld wordt door werkgever. Werkgever zelf zal in de regel veel beter zicht hebben op het daadwerkelijk functioneren en moet vrij zijn in de waardering van de verschillende elementen, aldus de kantonrechter. Om die reden is de kantonrechter in deze uitspraak niet getreden in het beoordelingsprincipe en de behaalde score als zodanig, maar heeft bezien of beoordeling volgens de geldende afspraken tot stand is gekomen. Hiervan is volgens de kantonrechter geen sprake. De kantonrechter heeft vastgesteld dat werkgever de vooraf afgesproken bandbreedte die hoort bij een eindbeoordeling van 3.0 heeft gewijzigd. Hierdoor zou werknemer bij een voorlopige beoordeling van 2.85 een eindbeoordeling van 2.0 krijgen in plaats van een eindbeoordeling 3.0. Volgens de kantonrechter kan werkgever de kalibratie niet gebruiken om de vooraf afgesproken spelregels te veranderen en af te wijken van de bandbreedte die vooraf per mail aan werknemer kenbaar is gemaakt. Bovendien blijkt uit niets dat de voorlopige beoordeling van 2.85 niet juist zou zijn. Werkgever heeft geen enkele informatie gegeven over het individuele functioneren van werknemer wat de aanpassing tijdens kalibratie zou rechtvaardigen. Om die reden mocht werkgever de eindbeoordeling niet bijstellen naar een 2.0,

Conclusie

Deze uitspraak laat het belang van een zorgvuldig beoordelingsproces zien. Alhoewel werkgevers een grote mate van beoordelingsvrijheid hebben, komen onduidelijkheden in het beoordelingsproces al snel voor hun rekening. Gelet hierop is van belang dat werkgevers voorafgaand aan de beoordelingsgesprekken duidelijk maken waarop en hoe zij hun medewerkers beoordelen. Enkele tips:

1. Maak gebruik van beoordelingsformulieren, met daarop de onderdelen die tijdens het gesprek aan de orde moeten worden gesteld.
2. Zorg dat medewerkers de tijd hebben gehad om zich voor te bereiden door het formulier ruim voor het gesprek te geven.
3. Bepaal vooraf beoordelingscriteria (bijvoorbeeld aan de hand van het functieprofiel).
4. Zorg dat eventuele consequenties van een bepaalde beoordeling (bijvoorbeeld een loonsverhoging of een bonus) objectief zijn vastgesteld.