Uit recent onderzoek van het Financieel Dagblad blijkt dat veel vennootschappen hun jaarrekening niet tijdig deponeren bij de Kamer van Koophandel. Overtreding van de verplichting om tijdig te deponeren geldt als een economisch delict. De maximumboete bedraagt EUR 19.000,-- en het OM gaat hier steeds strenger op toezien.
Allereerst dient onderscheid te worden gemaakt tussen de plicht tot het opmaken van de jaarrekening, de vaststelling van de jaarrekening en het openbaar maken van de jaarrekening. Het bestuur van een vennootschap (zowel van een N.V. als van een B.V.) dient binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te maken. Deze termijn kan eenmalig met zes maanden worden verlengd door de algemene vergadering van aandeelhouders van de vennootschap (de “AvA”) op grond van bijzondere omstandigheden. Opmerking verdient daarbij nog dat het boekjaar van een vennootschap in beginsel gelijk is aan het kalenderjaar, tenzij de statuten expliciet een ander boekjaar aanwijzen.
Uitgangspunt is aldus dat het bestuur, behoudens bijzondere omstandigheden, binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening heeft opgemaakt. Vervolgens dient deze jaarrekening te worden vastgesteld. Het vaststellen van de jaarrekening dient te gebeuren door de AvA. Hiervoor kent de wet geen termijn maar er bestaat wel een indirecte sanctie indien de jaarrekening niet binnen twee maanden na het opmaken is vastgesteld: het bestuur dient dan onverwijld de opgemaakte jaarrekening openbaar te maken. De vaststelling van de jaarrekening vindt meestal plaats in de zogenaamde jaarvergadering. De jaarvergadering is de AvA die een vennootschap binnen zes maanden na afloop van het boekjaar verplicht is te houden, tenzij de statuten een kortere termijn stellen.
Na vaststelling van de jaarrekening dient deze binnen acht dagen openbaar gemaakt te worden. Deze openbaarmaking geschiedt door deponering van de jaarrekening bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Al met al geldt dus als uitgangspunt dat een vennootschap de jaarrekening binnen zeven maanden na afloop van het boekjaar bij de Kamer van Koophandel dient te deponeren. Alleen onder bijzondere omstandigheden is een verlenging tot dertien maanden mogelijk.
De openbaarmaking is tevens het eerste moment dat gecontroleerd kan worden, door de Belastingdienst en door het OM, of een vennootschap aan zijn boekhoudkundige verplichtingen voldoet. Het niet of te laat deponeren van de jaarrekening ondermijnt het vertrouwen in ondernemingen en tijdige openbaarmaking kan mogelijk voorkomen dat criminele geldstromen worden versluierd, aldus het OM. Het OM zal dan ook blijven controleren op de tijdige openbaarmaking van de jaarrekening door vennootschappen.
