De 'auto van de zaak' is een onderwerp dat altijd goed is voor fiscaal vuurwerk. Het is een dankbaar beloningsinstrument voor de werkgever. De werknemer heeft in de regel voor de uitoefening van zijn dienstbetrekking toch een auto nodig. En vaak zal hij met de auto ook privé rijden. Fiscaal wordt dat kort gezegd als een 'beloning' ervaren dat in de belastingheffing betrokken moet worden. De werknemer die de aan hem door zijn werkgever ter beschikking gestelde auto van de zaak ook privé gebruikt, heeft dan ook te maken met een bijtelling wegens dat privégebruik. Dat gebeurt via een percentage van de (oorspronkelijke) catalogusprijs van de auto, waarbij met het feitelijke privégebruik van de werknemer geen rekening wordt gehouden. Als werkgever bent u op grond van artikel 13bis Wet op de loonbelasting verantwoordelijk voor de bijtelling op het loon. Op de bijtelling moet de werkgever dan ook de loonheffingen inhouden. De werknemer kan aan de bijtelling ontkomen als hij overtuigend doet blijken (= zware bewijslast) dat hij op kalenderjaarbasis maximaal maar 500 kilometer privé heeft gereden. In de praktijk staat dat ook wel bekend als de zogenaamde 500-kilometer-grens. Als de werknemer vindt dat hij aan die grens voldoet dan zou de bijtelling voor privé gebruik achterwege kunnen blijven. Als werkgever doet u er verstandig aan om uw risico's te beperken en maatregelen te treffen. Als werkgever kunt u van uw werknemer verlangen om:
- een bij de Belastingdienst geregistreerde ‘Verklaring geen privégebruik auto van de zaak’ (of een 'verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’) aan te vragen en bij u in te laten inleveren;
- een sluitende rittenregistratie bij te laten houden;
- een overeenkomst te sluiten waarin het privégebruik is uitgesloten of zelfs verboden is, en;
- via andere vormen overtuigend bewijs te leveren dat er minder dan 500 kilometer privé wordt gereden.
De praktijk wijst uit dat werknemers meestal een sluitende kilometeradministratie trachten bij te houden om aan de op hen rustende zware bewijslast te voldoen. De Belastingdienst controleert natuurlijk of deze administraties sluitend zijn. Een sluitende rittenadministratie moet minimaal de navolgende gegevens bevatten:
- merk, type en kenteken van de auto;
- de periode waarin de auto ter beschikking staat; en
- de gegevens van de gereden rit.
Daarnaast moet de werknemer de volgende gegevens noteren:
- de datum;
- de begin- en eindstand van de kilometerteller;
- het adres van vertrek en het aankomstadres;
- de gevolgde route als deze afwijkt van de meest gebruikelijke route;
- of het een privérit is of een zakelijke rit; en
- de privé-omrijkilometers bij een rit met een gemengd karakter.
Via een sluitende registratie kan een bijtelling voorkomen worden. De Belastingdienst poogt met allerlei middelen te controleren of de werknemer de genoteerde ritten daadwerkelijk gereden heeft. De ervaring leert namelijk dat niet iedereen de administratie nauwkeurig of secuur bijhoudt. Als de rittenadministratie een fout bevat, dan brengt dat (in de ogen van de Belastingdienst) mee dat de werknemer niet aan de op hem rustende bewijslast heeft voldaan. Zodat er alsnog belasting over het privé gebruik geheven dient te worden, eventueel gevolgd door een boete. Die controle voert de Belastingdienst met moderne middelen uit. Zo kan de Belastingdienst informatie opvragen die bij andere overheidsinstanties aanwezig is. Als dat maar past in het kader van de uitvoering van de belastingwet. Dat opvragen gebeurd op basis van artikel 55 Algemene Wet Rijksbelastingen (AWR).
Specifiek heeft de Belastingdienst bijvoorbeeld met de politie het Convenant Belastingdienst-Politie inzake medegebruik van de ‘Automatic Number Plate Recognition’ (ANPR)-camera’s van de politie gesloten. Zodat zij die foto's kan gebruiken ter controle van de verantwoorde ritten in de rittenregistraties. Deze camera’s zijn opgesteld op diverse plaatsen op doorgaande wegen. Met deze camera’s worden foto’s gemaakt van de voertuigen die zich daar over de weg verplaatsen. Aan de foto’s worden vervolgens gegevens over die voertuigen ontleend (plaats, datum en tijdstip van de foto en kenteken van het voertuig). De Belastingdienst kan zodoende rittenadministraties vergelijken met informatie die is ontleend aan foto’s die zijn gemaakt met camera’s van het Korps landelijke politiediensten (KLPD) die zijn voorzien van ANPR. De Hoge Raad heeft recentelijk moeten oordelen of de Belastingdienst een rittenadministratie via deze ANPR foto’s mag controleren.
In de berechte casus had de Belastingdienst aan de hand van foto’s van de camera’s van de KLPD, geconcludeerd dat de rittenadministratie niet volledig was waardoor de belanghebbende niet overtuigend had aangetoond dat hij minder dan 500 kilometer privé had gereden. Het bijzondere was dat de belanghebbende niet inging op de ritten die hij niet in zijn administratie zou hebben verwerkt. De Belanghebbende klaagde erover dat zijn privacy geschonden was. In zijn ogen vormde de foto's een inbreuk op zijn privéleven waarvoor de Belastingdienst geen wettelijke grondslag had. Hof 's-Hertogenbosch meende dat via het al genoemde artikel 55 AWR voldoende wettelijke draagkracht gevonden kan worden voor de inmenging in de persoonlijke levenssfeer van belanghebbende. Het hof vond dan ook dat de Belastingdienst deze gegevens mocht gebruiken.
De Hoge Raad vernietigt echter de hofuitspraak. Het verzamelen, vastleggen, bewaren en gebruiken van deze zogenaamde ANPR-gegevens raakt volgens de Hoge Raad weldegelijk het privéleven. Daarvoor is op grond van art. 8 Europees Verdrag van de Rechten van de Mens (EVRM) een voldoende, precieze, wettelijke grondslag vereist. In art. 55 AWR kan volgens de Hoge Raad die precieze grondslag niet gevonden worden zodat de Belastingdienst over deze ANPR-gegevens beschikt zonder de vereiste wettelijke grondslag. De Hoge Raad verwijst de zaak naar een ander hof dat moet beoordelen of belanghebbende het bewijs heeft geleverd dat de auto minder dan 500 privékilometers heeft gereden, zonder daarbij acht te slaan op de ANPR-gegevens. De uitspraak van de Hoge Raad leert dat de Belastingdienst zich zal moeten onthouden van het gebruik van deze controlemethode.
De inschatting is dat het daarom lastiger voor de Belastingdienst wordt om rittenregistraties te controleren. De vraag is of deze uitspraak niet meebrengt dat alle naheffingen of boetes van tafel zijn. Dat lijkt echter een stap te ver. Ter behoud van rechten had indertijd namelijk wel bezwaar tegen het gebruik van deze foto’s gemaakt moeten zijn.
