Een regelmatig terugkerende vraag onder werkgevers is of, en zo ja, hoe de e-mailbox van een uit dienst getreden werknemer gescreend mag worden op binnenkomende zakelijke e-mail. En daarmee samengaand de vraag hoe moet worden omgegaan met privémail die in deze e-mailbox binnenkomt.
Wettelijke grondslag
Op grond van de arbeidsrechtelijke normen van “goed werknemerschap” en “goed werkgeverschap”, zoals verwoord in artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek, dienen werkgever en werknemer zich tegenover elkaar als goed werkgever respectievelijk goed werknemer te gedragen. In het kader van het screenen van de e-mailbox dient de werkgever op grond van goed werkgeverschap rekening te houden met de belangen van de uit dienst getreden werknemer. Met name het recht op privacy dient gerespecteerd te worden. Het recht op privacy ziet met betrekking tot het screenen van de e-mailbox van de voormalige werknemer met name toe op de privémail die zich in deze e-mailbox kan bevinden. Deze privémail mag door de werkgever niet worden gelezen.
In de Nederlandse privacywetgeving is geen algemeen artikel over de bescherming van privacy van werknemers opgenomen. Artikel 10 van de Grondwet kent wel een ieder het recht toe op ‘bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer’. Dit artikel is het anker van de Nederlandse privacywetgeving en heeft zijn uitwerking gevonden in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). In deze wet zijn algemene bepalingen over de verwerking van persoonsgegevens opgenomen.
Doeleinden en rechtvaardiging
Een werkgever mag altijd voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mailfaciliteiten op grond van zijn gezagsbevoegdheid. Ook mag hij bepaald soort gebruik van de e-mailfaciliteiten verbieden. Het controleren van de e-mailbox door de werkgever moet worden aangemerkt als het verwerken van persoonsgegevens zoals bedoeld in de Wbp. De werkgever kan immers via het screenen van de e-mail achterhalen wie, op welk moment, wat naar wie heeft gemaild. De Wbp biedt de mogelijkheid tot het screenen van een e-mailbox niet expliciet maar een grondslag kan wel worden gevonden in artikel 7 Wbp. Dit artikel bepaalt dat verwerking van persoonsgegevens mag plaatsvinden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De doeleinden voor het screenen van de e-mailbox van de uitdienst getreden werknemer kunnen zijn: het beheren van klantencontact, voldoen aan opdrachten van klanten, acquisitie etc.
De verwerking mag alleen plaatsvinden indien sprake is van een rechtmatige grondslag voor deze verwerking (art. 8 Wbp). De Wbp kent zes grondslagen voor rechtmatige verwerking maar alleen de volgende drie zijn van belang in dit geval, te weten:
- Toestemming van de werknemer;
- Controle is noodzakelijk ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst met werknemer;
- Behartiging van een gerechtvaardigd belang van de werkgever.
De grondslag onder 1) wordt in de praktijk in arbeidsverhoudingen niet snel geaccepteerd. Omdat er sprake is van een afhankelijkheidsrelatie van de werknemer ten opzichte van de werkgever kunnen twijfels worden gesteld bij de vraag of de toestemming vrijwillig is verkregen. De ‘artikel 29 Werkgroep’ (een werkgroep die zich primair bezighoudt met privacy vraagstukken) aanvaardt toestemming dan ook niet als grondslag voor verwerking.
In de regel zal de grondslag onder 2) evenmin van toepassing zijn, omdat het controleren van e-mailverkeer zelden deel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst die wordt gesloten met de werknemer. Ook zal het niet eenvoudig zijn om de noodzaak van controle aan te tonen voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
Daarmee blijft grondslag 3) over, ter behartiging van een gerechtvaardigd belang van de werkgever. Een beroep op deze grondslag betekent in de praktijk dat steeds een belangenafweging zal moeten plaatsvinden tussen enerzijds het belang van de werkgever en anderzijds het belang van de (ex) werknemer. Ook spelen hierbij de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit een rol. In het geval dat een e-mailbox van een specifieke werknemer gescreend zal gaan worden, dient hierbij te worden gelet op de eis van proportionaliteit. De screening is proportioneel indien bij de controle zoveel mogelijk zakelijke e-mail van privémail wordt onderscheiden. Dit kan eenvoudig worden gerealiseerd door naar de onderwerpbalk van de e-mail te kijken. Als het vermoeden bestaat dat het onderwerp een privémail betreft, dan mag deze e-mail niet worden gelezen. Controle mag daarnaast ook niet verder gaan dan strikt noodzakelijk is voor de vastgelegde doeleinden (het proportionaliteitsvereiste). Indien de privémail desondanks toch wordt gecontroleerd mag dit alleen als er sprake is van een ernstige verdenking van onrechtmatig gedrag. Ook mogen geen andere minder vergaande middelen voorhanden zijn om de verdenking te toetsen (het subsidiariteitvereiste) indien deze middelen wel voorhanden zijn, moeten deze als eerste worden benut.
Klik hier om het gehele artikel te lezen.
Wilt u meer weten over een protocol email- en internetgebruik, of hoe u via het gebruik van uw ICT voorzieningen kunt voldoen aan de eisen die de privacy wetgeving aan het screenen van e-mail stelt? Of wilt u graag meer weten over dit onderwerp, neem dan contact met ons op.
