Veel bedrijven ondervinden enorme impact van het coronavirus. Een dringende issue lijkt de naderende jaarlijkse algemene vergadering die voor de meeste naamloze vennootschappen op korte termijn zal moeten plaatsvinden. Hoe kunt u hier het best mee omgaan gelet op de meest recente maatregelen?
Is het mogelijk een AvA voor een (beursgenoteerde) N.V. uit te stellen?
Het antwoord op die vraag is: ja. Er is daarbij natuurlijk wel een afweging te maken tussen de veiligheid en gezondheid van mensen aan de ene kant en het belang van stakeholders op (tijdige) informatie aan de andere kant.
Uitstel mogelijk tot wanneer?
In principe is uitstel mogelijk tot uiterlijk 30 juni 2020 gezien de algemene vergadering normaliter zes maanden na afloop van het boekjaar zal moeten plaatsvinden. Overigens staat er geen specifieke sanctie op overtreding van deze regel. De aandeelhouder heeft slechts het recht om de rechter te verzoeken de vergadering alsnog bijeen te roepen. Dit laatste verzoek lijkt echter met het oog op de reden van uitstel (Corona) weinig kans van slagen te hebben zolang de gezondheidsrisico’s aanzienlijk zijn. Dit kan anders zijn indien er een alternatief voorhanden is (zoals een gedeeltelijk virtuele algemene vergadering – waarover later meer).
Heeft uitstel negatieve consequenties?
Bijvoorbeeld: Zijn er besluiten die geen uitstel kunnen dulden (e.g. een benoeming van bestuur of commissaris)? Geeft uitstel het verkeerde signaal naar institutionele investeerders/ISS?
Is het antwoord op beide vragen “nee” en zijn er geen andere negatieve consequenties denkbaar, dan is uitstel nog steeds een mogelijkheid.
Kunnen de gevolgen van eventueel negatieve consequenties worden tegengegaan/gemitigeerd?
Zolang de beslissing om de algemene vergadering uit te stellen het gevolg is van een weloverwogen en zorgvuldig beslistraject, moeten ondernemingen maatregelen kunnen treffen die zij noodzakelijk achten zonder daar al te veel last van te ondervinden in de praktijk. Wel is het van groot belang dat de redenen voor het uitstel duidelijk (en zo snel mogelijk) worden gecommuniceerd en dat bij dat proces te allen tijde de rechten van aandeelhouders worden gerespecteerd door de mogelijkheid te bieden om (uiteindelijk) de algemene vergadering bij te wonen – al dan niet virtueel – en hun stem uit te brengen (eventueel bij volmacht).
Is het mogelijk om een AvA voor een (beursgenoteerde) N.V. virtueel te houden?
Wanneer de statuten van uw onderneming toestaan dat vergaderrechten van aandeelhouders door middel van een elektronisch communicatiemiddel kunnen worden uitgeoefend, is het mogelijk uw algemene vergadering virtueel te houden.
We zien hier al voorbeelden van in de praktijk. Zo stelde bijvoorbeeld PostNL de algemene vergadering niet uit, maar riep haar aandeelhouders op om zoveel mogelijk bij volmacht de stem uit te brengen. De vergadering van PostNL is daarnaast ook per video webcast te volgen en kunnen aandeelhouders per smartphone of tablet hun stem uitbrengen via een speciale app.
Gelet op het feit dat de wet een fysieke algemene vergadering voorschrijft, is het houden van een volledige virtuele vergadering in beginsel niet mogelijk; enige aanwezigheid is vereist. Daarentegen verbiedt de overheid op dit moment alle bijeenkomsten tot 1 juni, ook met minder dan 100 mensen. Kan de algemene vergadering hierdoor wel virtueel plaatsvinden?
Uit de parlementaire geschiedenis valt af te leiden dat de aanwezigheid van alleen de voorzitter afdoende is. De andere deelnemers zoals de aandeelhouders, het bestuur, de raad van commissarissen en eventueel de accountant kunnen via elektronische middelen deelnemen aan de algemene vergaderingen en op deze manier inlichtingen en informatie verschaffen en stemmen over de te nemen besluiten. De afwezigheid van de bestuurders en commissarissen dient overigens wel aan de vergadering te worden verantwoord.
Besloten vennootschap
Drijft uw onderneming een besloten vennootschap in plaats van een naamloze vennootschap? Gezien alle aandeelhouders bekend zijn, maakt dat de situatie gemakkelijker. Naast bovengenoemde optie om een virtuele algemene vergadering te gelasten, kunt u besluiten, te nemen op de algemene vergadering, buiten vergadering nemen, mits alle stemgerechtigden daarmee hebben ingestemd en het bestuur (en indien ingesteld de raad van commissarissen) voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid is gesteld om een raadgevende stem uit te brengen. Op die manier is het mogelijk om besluiten te nemen zonder elkaar fysiek te ontmoeten. De mogelijkheden voor een besloten vennootschap zullen nader worden toelicht in een nieuwe blog.
Voor meer adviezen of informatie over bijvoorbeeld de vereisten voor een virtuele algemene vergadering kunt u terecht bij onze sectie Ondernemingsrecht.
