Werkgevers kunnen hun werknemers fiscaal vriendelijke ‘vergoedingen en verstrekkingen’ geven. Denk bijvoorbeeld aan een reiskostenvergoeding, een fiets, kerstpakket, personeelsfeestjes, een vaste onkostenvergoeding, etc. etc. Op dit moment bestaan er vele categorieën vergoedingen en verstrekkingen, waarvoor fiscaal aparte regels gelden. Met ingang van 1 januari a.s. gaan echter de bestaande fiscale regels op de schop en treedt de zogenaamde ‘werkkostenregeling’ in werking. Dit kan voor werkgever ook tot arbeidsrechtelijke gevolgen leiden.
Nieuwe regeling
De ‘werkkostenregeling’ houdt – kort samengevat - in dat werkgevers (naast een aantal gerichte vrijstellingen) op jaarbasis een bedrag van maximaal 1,4 % van hun totale fiscale loonsom mogen besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Al het meerdere dat werkgever boven deze forfaitaire ruimte aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers vergoedt, wordt belast met een eindheffing van maar liefst 80%.
Naast de forfaitaire ruimte, ook wel vrije ruimte genoemd, komen een beperkt aantal gerichte vrijstellingen, bijvoorbeeld voor reiskosten, tijdelijke verblijfskosten, cursussen, studiekosten en outplacement. Voor deze vrijstellingen gelden echter wel specifieke regels waaraan de werkgever in individuele gevallen moet toetsen. Voorts zal een aantal posten anders gewaardeerd worden dan de waarde in het economische verkeer. Deze posten nemen hierdoor geen (of minder) van de forfaitaire ruimte in beslag, bijvoorbeeld vakliteratuur, inrichting van de werkplek op het werk (dus niet thuis) en werkkleding.
Het doel van de werkkostenregeling is een reductie van de administratieve lasten van werkgevers. Werkgevers hoeven voor de belastingheffing niet meer op individuele basis de vergoedingen en verstrekkingen te administreren en te toetsen. Volstaan kan worden met een verantwoording op werkgeversniveau (met uitzondering van de gerichte vrijstellingen).
Overgangsregeling
Alhoewel de werkkostenregeling per 1 januari a.s. wordt ingevoerd, bevat deze wel een overgangsregeling. Tot en met 2013 mag de werkgever jaarlijks kiezen welk regime hij toepast: het huidige fiscale systeem van vergoedingen en verstrekkingen of de werkkostenregeling. De invoering van de werkkostenregeling kan worden uitgesteld tot uiterlijk 2014. Máár, indien het huidige systeem wordt toegepast, dan geldt als beperking dat werkgever personeelsfestiviteiten slechts onbelast mag verstrekken tot een bedrag van € 454,= per werknemer, per jaar.
Consequenties
Op enig moment krijgt u –hoe dan ook - te maken met de werkkostenregeling. De invoering van de werkkostenregeling heeft aanzienlijke fiscale gevolgen. Daar blijft het echter niet bij. Ter voorkoming van een ongewenste stijging van de werkgeverslasten, dient uw huidige arbeidsvoorwaardenpakket mogelijk aangepast te worden. U dient wellicht (afhankelijk van uw situatie) de individuele arbeidsovereenkomsten, het personeelshandboek of CAO te wijzigen en dat is nog niet zo eenvoudig.
Het verdient dan ook aanbeveling een en ander tijdig voor te bereiden. Inventariseer uw huidige arbeidsvoorwaarden en bereken of de werkkostenregeling voordelig is. U weet dan of, en zoja wanneer, u mogelijk arbeidsvoorwaarden dient te wijzigen.
Heeft u vragen, of advies nodig bij de arbeidsrechtelijke aspecten rondom het wijzigen van arbeidsvoorwaarden, dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen.
