In onze blog van 26 maart gingen we al in op de mogelijkheid voor een (beursgenoteerde) N.V. om een virtuele AvA te houden. Wij gaven aan dat dit enkel mogelijk is als de statuten toestaan dat vergaderrechten van aandeelhouders door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgeoefend, én tenminste de voorzitter van de vergadering fysiek aanwezig is.
Omdat het onder d huidige maatregelen met betrekking tot COVID-19 niet verantwoord is om een fysieke AvA te organiseren, maar veel vennootschappen toch een AvA willen houden is er op 8 april 2020 een wetsvoorstel voor een spoedwet bij de Tweede Kamer ingediend die het mogelijk maakt de AvA uitsluitend via elektronische communicatiemiddelen te houden.
Inhoud wetsvoorstel
Virtuele AvA
Uiteraard moeten de traditionele rechten van aandeelhouders zoveel mogelijk gerespecteerd worden, maar deze wetgeving maakt daar op onderdelen dus een uitzondering op.
Dit betekent bijvoorbeeld dat het bestuur van een vennootschap ervoor kan kiezen om de AvA uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk te maken en de aandeelhouders de bevoegdheid te verlenen om langs elektronische weg deel te nemen aan de AvA, het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen, voorzover deze bevoegdheid nog niet was opgenomen in de statuten. Als deze keuze wordt gemaakt, dient dit bij de oproeping tot de AvA vermeld te worden. Als de oproeping al is uitgegaan, kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de AvA de wijze van vergaderen dan wel de plaats van de AvA wijzigen. Deze wijziging wordt aan de aandeelhouders kenbaar gemaakt op dezelfde wijze als de oproeping.
Aan het houden van een geheel virtuele AvA zijn wel voorwaarden verbonden. Zo moet de AvA voor de aandeelhouders via de elektronische weg te volgen zijn, bijvoorbeeld via een livestream (audio of video) en moeten de aandeelhouders tot 72 uur voorafgaand aan de AvA in de gelegenheid gesteld worden om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Indien de oproeping al is uitgegaan en er binnen 5 dagen voorafgaand aan de AvA voor wordt gekozen om een virtuele AvA te houden, geldt dat de aandeelhouders tot 36 uur voor de AvA in de gelegenheid moeten worden gesteld om vragen te stellen.
De door de aandeelhouders gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de AvA behandeld en de antwoorden op deze vragen worden op de website van de vennootschap geplaatst of op een andere wijze elektronisch toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders. Tijdens de AvA kunnen ook nadere vragen worden gesteld door de aandeelhouders die voorafgaand al vragen hadden gesteld, tenzij dit in redelijkheid niet kan worden gevergd van het bestuur.
Ten aanzien van de uitoefening van het stemrecht kan het bestuur bepalen dat dit recht alleen kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Daarnaast kan het bestuur bepalen dat de stemmen die voorafgaand aan de vergadering zijn uitgebracht gelijk zijn aan stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht.
Als een aandeelhouder, ondanks de inspanningen van het bestuur, niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan de virtuele AvA, tast dat de rechtsgeldigheid van de genomen besluiten niet aan.
Fysieke AvA
Een houden van een virtuele AvA is echter niet verplicht. Zijn er redenen om toch voor een fysieke AvA te kiezen, dan maakt dit wetsvoorstel het mogelijk om de termijn voor het houden van een AvA met ten hoogste vier maanden te verlengen en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening door het bestuur met ten hoogste vijf maanden te verlengen, zodat er eventueel toch een fysieke AvA kan worden gehouden zodra de maatregelen weer zijn opgeheven of versoepeld. De beursvennootschappen vallen niet onder de uitzondering met betrekking tot het opmaken van de halfjaarlijkse en jaarlijkse financiële verslaggeving, en moeten zich blijven houden aan de termijnen zoals opgenomen in de Wet op het Financieel Toezicht.
Toepasselijkheid
Naast de in deze blog genoemde (beursgenoteerde) N.V., is dit wetsvoorstel op vergelijkbare wijze van toepassing op de B.V., de onderlinge waarborgmaatschappij, de coöperatie en de vereniging.
Inwerkingtreding
Alvorens de spoedwet in werking treedt moet wel nog het gehele wetgevingsproces worden doorlopen. Het wetsvoorstel is namelijk op 8 april 2020 ingediend bij de Tweede Kamer. Daaropvolgend zal het wetsvoorstel, indien aangenomen door de Tweede Kamer, worden toegezonden aan de Eerste Kamer, die het wetsvoorstel ook dient aan te nemen.
Het voornemen van de ministers is om de bepalingen uit dit wetsvoorstel terugwerkende kracht te verlenen tot 23 maart 2020 en te laten vervallen op 1 september 2020. Dit betekent dat de bestuurders tot en met 31 augustus 2020 de termijn voor het opmaken van de jaarrekening kunnen verlengen met ten hoogste vijf maanden en de termijn voor het houden van een AvA kunnen verlengen met ten hoogste vier maanden.
Heeft u vragen over bovenstaande vraagstukken, neemt u dan gerust vrijblijvend contact met onze leden van de sectie Ondernemingsrecht.
